Ob in Briefen oder E-Mails – Grußformeln und Anreden vermitteln eine bestimmte Botschaft. „Sie sagen etwas über den Sender. Und sie sagen etwas darüber, was der vom Empfänger hält“, erklärt Jobexperte Jochen Mai vom Onlineportal „Karrierebibel“. Deswegen sollte man über den Inhalt genauer nachdenken. Wir geben ein paar Tipps, damit Sie sich keinen Fauxpas mit Floskeln leisten:
„Mit freundlichen Grüßen“: Die (etwas ausgelutschte) Standard-Formel ist zwar unpersönlich, aber man kann nichts damit falsch machen. Eine Variante wäre vielleicht: „Mit dankenden Grüßen“ (vom Geschäftspartner) oder „Freundliche Grüße nach...“ (Ort des Empfängers).
„Beste Grüße“: Eine Alternative zu den „freundlichen Grüßen“, wenn auch ein wenig salopper. Allerdings ist diese Grußformel schon ein ziemlich alter Hut. Wie wäre es denn stattdessen mit Alternativen: „Mit erwartungsvollen Grüßen“ – wenn ein Treffen ansteht, „Mit dankenden Grüßen“ (vom Geschäftspartner) oder „Im Namen des Teams grüßt Sie“ – sofern passend. „Mit (den) besten Grüßen (nach...)“ wäre ebenfalls eine Variante.
„Schöne Grüße“: Auf den ersten Blick wirkt diese Formel pfiffig, dann aber fragt man sich: „Was sind überhaupt schöne Grüße? Und gibt es auch hässliche, die verschickt werden? Schön als Adjektiv ist vielleicht dann doch zu beliebig“, sagt Jochen Mai von Karrierebibel.de.
„Liebe Grüße“: Diese sehr persönliche Grußformel sollte engen Freunden oder guten Bekannten vorbehalten bleiben. In geschäftlichen Mails ist sie eher unangebracht. Manche Etikette-Profis raten zudem generell von einem „Liebe Grüße aus Berlin/Hamburg/Köln“ ab, denn das bedeutet: Ich bin im Mittelpunkt, du bist ab vom Schuss. Besser wäre in dem Fall eine Botschaft wie „Liebe Grüße nach XY“ (wo der andere sich eben befindet).
„Gruß“: Eine sehr kurze und bündige Art, eine Mail zu unterschreiben – das kann aber auch unhöflich bzw. unpersönlich wirken. Besser ist das etwas längere „Viele Grüße“.
„Herzlichst“: Bitte nicht im Gechäftleben verwenden – solche Superlative sind privaten Mails vorbehalten. „Herzliche Grüße“ sind ebenfalls eher persönlich, eine Ausnahme könnte man hier zum Beispiel machen, wenn man den Kollegen sehr gut kennt.
„Hochachtungsvoll“: Klingt verstaubt und distanziert, deswegen sollte man diese Formel lieber nicht mehr verwenden (außer ironisch bei Leuten, die man nicht leiden kann).
„Sonnige Grüße“: Eine nette und nicht allzu persönliche Grußformel, wenn es denn das Wetter zulässt.
Tipp: Bei Grußformel und Anrede kommt es immer darauf an, wie eng Angestellte mit Geschäftspartnern, Kollegen und Vorgesetzten vertraut sind. Die Formulierung „Liebe Ursula Meyer“ passt nicht, wenn die Angeschriebene einen bisher gar nicht kennt. Auch regionale Grußformen wie „Grüß Gott“ sind nicht nach jedermanns Geschmack. Generell gilt, dass Grußformeln immer durch eine Leerzeile vom Text abgegrenzt werden sollen.
Abgekürzte Grußformeln sind in Geschäfts-Mails tabu
„LG“ steht für „Liebe Grüße“: Bei E-Mails nehmen es viele mit förmlichen Formulierungen nicht so genau – in elektronischer Geschäftspost sind Abkürzungen von Grußformeln aber tabu. Darauf weist das Netzwerk Etikette Trainer International in Hamburg hin. So komme es schlecht an, wenn Angestellte in geschäftlichen E-Mails die übliche Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ mit „SgDuH“ abkürzen. Auch die Kurzform „MfG“ für „Mit freundlichen Grüßen“ wirke stillos.
Lesen Sie auf der nächsten Seite weitere Tipps, wie man die richtige Anrede wählt.
Wer kommt in der Anrede in geschäftlichen E-Mails zuerst: Der Chef oder der Kunde? Und was ist, wenn der Chef eine Frau ist und der Kunde ein Mann? Hier den Überblick zu behalten, ist nicht leicht. Ein Überblick.
Wie man angeschrieben wird, darf man auch antworten
Begrüßt der Geschäftspartner einen in der E-Mail einfach mit „Hallo“, ist es in Ordnung, dieselbe Anrede in der Antwort zu verwenden. Denn dann hat der Mailkontakt offensichtlich nichts gegen einen so lockeren Tonfall.
Wer umgekehrt etwa einen Kunden anschreibt, beginnt die E-Mail in der Regel besser nicht bloß mit „Hallo“. Das gilt vor allem, wenn Mitarbeiter den Kunden noch nicht so gut kennen. „Die offizielle Anrede ist immer noch 'Sehr geehrter Herr' oder 'Sehr geehrte Frau' – das gilt auch für E-Mails“, erklärt Imme Vogelsang, die Sprecherin des Netzwerks Etikette Trainer International ist.
„Guten Morgen“ als geschickte Gruß-Alternative
Absolut daneben ist es, beim ersten Kontakt gleich mit „Lieber Herr“ oder „Liebe Frau“ zu beginnen. Das klingt zu vertraut. Eine mögliche Variante sei es dagegen, den anderen beim zweiten Kontakt mit „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“ anzuschreiben. „Das ist eine geschickte Zwischenlösung, nicht ganz so förmlich, aber auch nicht distanzlos.“
Massenmail – der Ranghöchste wird zuerst genannt
Schickt jemand eine geschäftliche E-Mail an mehrere Personen, nennt er in der Anrede zuerst den Ranghöchsten. Darauf weist Agnes Jarosch vom Deutschen Knigge-Rat hin. Wer zum Beispiel eine E-Mail an einen männlichen Vorgesetzten und an eine Kollegin schreibt, würde in diesem Fall in der Anrede der E-Mail nicht mit der Dame beginnen, sondern entsprechend mit dem Chef.
Es gilt der Grundsatz: Hierarchie vor Geschlecht
Richtet sich eine geschäftliche E-Mail an mehrere Personen und darunter ist ein Kunde, muss letzterer zuerst genannt werden. Er ist dann der Ranghöchste. Das gilt unabhängig davon, ob der Chef ein Mann oder eine Frau ist.
Emoticons wenn, dann bitte sparsam einsetzen
Unklar ist manchem auch, wie angemessen es ist, in geschäftlichen E-Mails sogenannte Emoticons zu verwenden. Wer die Zeichen sparsam einsetzt, könne das ruhig machen, erklärt Jarosch. Häufig seien sie sinnvoll, um zum Beispiel Missverständnisse auszuschließen – etwa bei einer scherzhaften Bemerkung oder einem Witz. Letztendlich sei es aber eine Abwägungsfrage: Ist der Ton sehr formell, sollten Mitarbeiter lieber darauf verzichten, um nicht unprofessionell zu wirken.
Mail sollte nur an die gehen, die es komplett betrifft
Richtet sich eine E-Mail an mehrere Personen, einzelne Themenaspekte betreffen aber nur einige, sollten sie nicht in dem Schriftverkehr abgehandelt werden, der an alle geht. Besser sei es, an diejenigen, die es angeht, eine einzelne E-Mail zu schreiben, rät Knigge-Expertin Jarosch. Das erspart den anderen den Aufwand, eine sehr lange E-Mail zu lesen, die sie in Teilen gar nicht betrifft. (gs/mit dpa-Material)
