Personalausweis verlängern, Auto anmelden, Wohnsitz ummelden: Für manche Dinge im Leben ist der Gang zum Amt unabdinglich. Doch wenn es ins Bürgerbüro gehen muss, dann sind oft starke Nerven gefragt. Für manche Anliegen muss man wochenlang auf einen Termin warten.

Das liegt auch daran, dass in zahlreichen deutschen Kommunen Personalmangel herrscht. Hinzu kommt ein Reformstau in der Digitalisierung, wodurch unnötige bürokratische Hürden bestehen bleiben. Doch es gibt einige Tipps, mit denen Sie schneller ans Ziel kommen und sich Mühe beim Amt sparen können.

1. Online so viel erledigen, wie möglich

Für bestimmte Anliegen ist gar kein physischer Besuch nötig, vieles lässt sich vom gemütlichen Zuhause aus abwickeln. Ein Gewerbe kann beispielsweise rund um die Uhr online beim NRW-Wirtschaftsministerium angemeldet werden.

Auf der Website der Stadt Köln können Fahrzeughalter nachschlagen, ob ihr Wunschkennzeichen noch frei ist und es online reservieren. Auch Bewohnerparkausweise können online beantragt und verlängert werden. Informieren Sie sich also zuallererst, ob Sie Ihr Anliegen nicht virtuell erledigen können.

2. Gut recherchieren

Generell gilt: Wer sich sorgfältig informiert, kann sich einige Mühe ersparen. Das gilt zum einen für die benötigten Dokumente. Es wäre schließlich ärgerlich, wenn Sie nach wochenlanger Wartezeit im Bürgerbüro stehen und dann nicht alle notwendigen Unterlagen parat haben.

Auf der Website Ihrer Kommune finden Sie heraus, welche Unterlagen und Formulare Sie benötigen. Um zu versichern, dass Besucher über alle notwendigen Dokumente informiert sind, muss bei der Stadt Bergisch Gladbach sogar jedes Dokument händisch angekreuzt werden, bevor der Termin reserviert werden kann.

Informieren Sie sich auch darüber, ob Sie für Ihr Anliegen überhaupt einen Termin benötigen. Für einige schnelle Angelegenheiten muss man zwar vor Ort erscheinen. Doch in Köln zum Beispiel hat ein sogenannter „Kurzanliegenschalter“ während der Büroöffnungszeiten ohne Termin geöffnet, wo beantragte Reisepässe abgeholt werden können.

Im Mülheimer Bezirksrathaus können Pässe sogar an einem Automaten, der einer Paketstation ähnelt, abgeholt werden – auch ganz ohne Termin. Sollte das Pilotprojekt erfolgreich sein, dann will die Stadt entsprechende Geräte nach und nach in allen Bürgerämtern installieren lassen und den Service auf weitere Dokumente ausweiten.

3. Termin frühzeitig vereinbaren

Für die meisten Anliegen ist jedoch ein Termin nötig. Ein Termin kann online und telefonisch gebucht werden, solange welche frei sind, denn für einige Anliegen sind Termine heiß begehrt. Die Stadt Köln verrät, zu welchen Tageszeiten sie neue Termine online freischaltet.

Eine Stadtsprecherin sagte auf Anfrage, dass das Online-System der Kundenzentren langfristige Termine nachts freigebe. Die Termine werden dabei in zwei Gruppen geteilt. Die eine Termingruppe wird immer 14 Tage, die andere 60 Tage im Voraus veröffentlicht. Damit soll vermieden werden, dass alle Bürger gleichzeitig das Portal aufsuchen.

Dauernd Vertreter vor der Tür

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Anders ist das bei Trauterminen: Die werden auf den Tag genau sechs Monate im Voraus um Mitternacht online freigeschaltet. Die Termine zur Anmeldung der Eheschließung, was vor dem großen Tag beim Standesamt passieren muss, erscheinen täglich um 0 Uhr für 30 Tage im Voraus.

Auch kurzfristig kann man Glück haben. Je nach verfügbaren Personal und Terminabsagen werden Termine in den Kundenzentren am Nachmittag des Vortages oder am frühen Morgen freigeschaltet. Bei der Kfz-Zulassung lohnt sich auch ein Blick in die Terminvergabe am frühen Morgen.

Für besonders dringende Angelegenheiten stellen Kundenzentren kurzfristige Notfalltermine zur Verfügung. Hierfür reiche eine Anfrage per Mail, so die Stadtsprecherin.

3. Früh aufstehen

Für Anliegen ohne vorherige Terminvereinbarung öffnen die Kölner Kundenzentren montags und mittwochs um 7.30 Uhr. Die ersten Kunden des Tages sind meist am schnellsten an der Reihe. Doch es ist nicht unüblich, bereits zur Öffnung meterlange Schlangen vor einem Kundenzentrum zu sehen. Daher lohnt es sich, früher auf der Matte zu stehen.

4. In den Nachbarbezirk

Grundsätzlich können alle Kölnerinnen und Kölner jedes der neun Kundenzentren für ihre Anliegen aufsuchen. Wenn in einem anderen Bezirksrathaus weniger los ist, dann kann sich die Fahrtzeit in einen anderen Stadtbezirk lohnen. Die Live-Übersicht der Wartezeiten der Kundenzentren auf der Website der Stadt Köln ist aktuell nicht abrufbar, da sie sich „in der Entwicklungsphase“ befinde, so die Sprecherin auf Nachfrage.

5. Saisonal denken

Bestimmte Dienste sind zu bestimmten Jahreszeiten besonders gefragt. Paradebeispiel sind die Reisepässe der Kinder, die vor dem Urlaub noch schnell beantragt werden. Man sollte daher nicht erst direkt vor den Schulferien, wenn alle anderen daran denken, damit anfangen, sich um einen gültigen Reisepass zu kümmern. Hinzu kommt, dass Pässe von der Bundesdruckerei gefertigt und erst nach sechs bis acht Wochen bereit zur Abholung sind.

Kein Wunder, dass Kommunen regelmäßig mit Infokampagnen dafür werben, sich rechtzeitig vor den Sommerferien um die Ausweisdokumente zu kümmern. Die Plakat-Kampagne der Stadt Köln lief in diesem Jahr früher, da mit mehr Anträgen gerechnet wird. Das teilte eine Sprecherin mit.

Wegen einer Gesetzesänderung werden seit Anfang des Jahres keine Kinderreisepässe mehr in den Kundenzentren ausgestellt, sondern ebenso bei der Bundesdruckerei gefertigt. Daher verschickte die Stadt zusätzlich Anschreiben an Eltern der Kinder, deren Reisepässe auslaufen.

Kein Kinderreisepass mehr

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Generell gilt es beim Gang zum Amt, viel Geduld mitzubringen. Das erleichtert das Verfahren für alle Beteiligten – Bürger und Stadtmitarbeiter. Denn Teil der Wahrheit ist auch, dass es für manche Anliegen schlicht dauert, einen Termin zu bekommen und bis das Anliegen im Amt bearbeitet ist.