Gmail nutzt mittlerweile nahezu jeder, sei es auf dem Mobilgerät oder am PC. Googles Maildienst bietet zahlreiche Funktionen, mit denen man den täglichen Mail-Verkehr einfacher gestalten kann. Die nötigen Einstellungen nehmen Sie am besten am PC unter mail.google.com vor, da hier erweiterte und einfacher zu findende Optionen zur Verfügung stehen. Wichtig: Anpassungen werden nur wirksam, wenn Sie abschließend auf „Änderungen speichern“ klicken!

Steffen Haubner

schreibt als Journalist über Technik- und Medienthemen...

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Wichtige Mails definieren

Behalten Sie den Überblick über Ihren Posteingang! Die Funktionen dafür finden Sie, wenn Sie oben rechts auf das Zahnrad und dann auf „Alle Einstellungen aufrufen“ klicken. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Posteingang“. Wählen Sie nun im Ausklappmenü darunter als „Art des Posteingangs“ „Wichtigste zuerst“ aus. Ganz oben im Posteingang finden sich nun alle Mails, die mit einem kleinen Pfeil links neben der Betreffzeile versehen sind. Google stuft damit Mails als „wichtig“ ein, was automatisch auf Grundlage Ihres Nutzungsverhalten geschieht. Markieren Sie selbst Mails als „wichtig“, indem Sie sie mit einem Klick auf den Pfeil markieren.

Labels verwenden

„Labels“ dienen in Gmail dazu, Mails oder „Konversationen“, also den Mail-Verkehr zwischen Nutzern, zu markieren. In der linken Menüleiste können Sie mit einem Klick auf das + neben „Labels“ eine neue Label-Kategorie definieren. Wählen Sie dann eine Mail im Posteingang, klicken in der oberen Menüleiste auf die drei vertikalen Punkte, wählen Sie „Label ändern in“ und bestätigen mit „Anwenden“. Wenn Sie nun die eben erstellte Kategorie auswählen, finden Sie die Mail an entsprechendem Ort unter „Labels“. Achtung: Die Inhalte werden nicht dupliziert! Löschen Sie eine Mail im Posteingang, verschwindet sie auch unter „Labels“.

Signaturen erstellen

Möchten Sie, dass unter jeder Ihrer Mails ein Textfeld mit persönlichen Informationen erscheint? Gehen Sie wie oben beschrieben in die Einstellungen und klicken in der Menüleiste auf „Allgemein“. Scrollen Sie nach unten bis zu „Signatur“ und „Neu erstellen“. Geben Sie der Signatur einen Namen und geben Sie einen Text ein. Wählen Sie die Signatur dann unten bei „Für neue E-Mails“ aus. Fortan wird der Text in jede neu verfasste Mail automatisch eingefügt.

Bilder nicht automatisch laden

Ebenfalls unter „Allgemein“ finden Sie auch die Option „Bilder: Vor dem Anzeigen externer Bilder fragen“. Ist sie aktiviert, werden Bilder nicht mehr automatisch angezeigt, was Sie vor Darstellungen schützt, die Sie nicht sehen möchten. Auf mobilen Geräten sparen Sie damit außerdem übertragene Daten und Speicherplatz ein. Auf Handys und Tablets finden Sie die Option unter „Einstellungen“ und „E-Mail-Einstellungen“.

Bedenkfrist einrichten

Bleiben wir noch kurz in den „Einstellungen“ und „Allgemein“. Ziemlich weit oben finden Sie den Bereich „E-Mail zurückrufen“. Setzten Sie über das Ausklappmenü die „Rückruffrist“ nach oben. Der Versand von Mails erfolgt dann etwas zeitverzögert, damit Sie reagieren können, wenn Sie zum Beispiel merken, dass Sie den Anhang vergessen haben.

Vorlagen erstellen

Sind Sie es leid, immer wieder die gleichen Standardtexte zu schreiben? Nutzen Sie die Vorlagen-Funktion von Gmail, die Sie allerdings zunächst aktivieren müssen. Klicken Sie auf das Zahnrad „Alle Einstellungen aufrufen“, dann in der Menüleiste auf „Erweitert“ und wählen Sie bei „Vorlagen“ die Option „Aktivieren“. Öffnen Sie nun eine Mail oder erstellen Sie eine neue, die Sie künftig als Vorlage nutzen wollen. Klicken Sie unten auf die drei vertikalen Punkte und wählen Sie „Vorlagen“ und „Als Vorlage speichern“. Wenn Sie nun eine neue Mail erstellen, gelangen Sie auf dem gleichen Weg zu Ihren Vorlagen, von denen Sie eine auswählen können.

Mails als vertraulich senden

Möchten Sie Informationen versenden, die nicht für jeden bestimmt sind, sollten Sie diese tolle Gmail-Funktion kennen. Beim Verfassen klicken Sie unten in der Optionsleiste auf das Schloss-Symbol mit der Uhr. Nun können Sie einen Zeitraum festlegen, nach dessen Ablauf die Mail automatisch aus dem Postfach des Empfängers gelöscht wird. Aktivieren Sie zusätzlich die Option „SMS-Sicherheitscode“, werden Sie nach dem Klick auf den „Senden“-Button aufgefordert, eine Handynummer einzugeben. Dorthin wird dann ein Code geschickt, den der Empfänger eingeben muss, um Zugang zur betreffenden Mail zu bekommen.