Wer effizient arbeiten und kommunizieren möchte, findet viele Apps, die helfen sollen. Steffen Haubner hat die drei wichtigsten getestet.
Drei Apps im TestSo erleichtern virtuelle Projektmanager Arbeit und Kommunikation
Von Steffen Haubner
Lesezeit 4 Minuten
Programme erleichtern den Überblick bei Arbeitsprojekten.
Copyright: Andrey Popov/Imago/Panthermedia
Man verliert ja mitunter den Überblick über alle digitalen Kommunikations-Tools, die es heute so gibt. Aber das ist natürlich Jammern auf hohem Niveau, denn noch nie war es so einfach, mit anderen in Kontakt zu bleiben, sich auszutauschen oder Teams zu koordinieren. Mit WhatsApp oder einfachen Werkzeugen wie dem kostenlosen Online-Terminplaner Doodle sind die meisten vertraut – im Gegensatz zu komplexeren Projektmanagement-Tools, mit denen sich größere Projekte und Aufgaben koordinieren lassen.
Das geschieht heute „Cloud-basiert“, sodass alle Daten auf einem Server gespeichert sind und jedes Team-Mitglied unabhängig darauf zugreifen kann. Statt unübersichtlich Mails hin und her zu schicken, hat man mit ausgewiesenen Projektmanagern deutlich mehr Überblick und viele weitere Vorteile.
Asana
„Teamarbeit ohne E-Mail“ verspricht dieses Tool, und das bringt es auf den Punkt. Laden Sie die App unter asana.com/de/download für Windows- oder Mac-PC herunter, die mobilen Versionen für iOS und Android gibt es im App Store und im Play Store. Auf der übersichtlichen Benutzeroberfläche können Sie neue Projekte erstellen und in der Gratis-Version bis zu zehn Mitstreiter einladen. Diesen können dann Aufgaben zugewiesen werden, über deren Status aktuell alle informiert werden, die es angeht. So weiß jeder immer, wann welche Aufgaben fällig sind und wie der Stand der Dinge ist. Eine „Inbox“ dient der Kommunikation aller Beteiligter an bestimmten Projekten.
Vorteile und Nachteile: Asana lässt sich mit Drittanbieter-Tools wie Google Drive oder Slack kombinieren und kommt in vielen Unternehmen zum Einsatz. Die Gratis-Version bietet viele Extras wie unbegrenzt viele Projekte, Nachrichten und unbegrenzten Speicherplatz. Die Bedienung ist anfangs gewöhnungsbedürftig.
Preise: Registrierte Nutzer können Asana 30 Tage lang kostenlos testen. Für kleine Unternehmen und größere Teams (bis 500 Mitglieder) bietet sich die „Starter“-Version ab ca. 11 Euro pro Monat an.
Trello
Das Dashboard von Trello
Copyright: Trello/Screenshot Steffen Haubner
Den Überblick behalten über alle anstehenden Aufgaben – das geht am besten mit einem riesigen virtuellen Whiteboard inklusive Kalender, Tabellen und KI-Unterstützung. Das funktioniert mit Teams, bietet sich aber auch für Einzelkämpfer an, die sich besser organisieren wollen. Als Kommunikations-Tool bietet Trello weniger Optionen für die Zuweisung von Aufgaben als beispielsweise Asana. Stattdessen arbeitet man mit „Boards“ genannten Listen und Schautafeln, die man mit Tags (also themenbezogenen Markierungen) versehen kann. Zudem kann man Fotos und Grafiken hinzufügen und hat insgesamt deutlich mehr visuelle Gestaltungsmöglichkeiten als bei den Mitbewerbern.
Vorteile und Nachteile: Wer eher visuell denkt und arbeitet, findet in Trello genau das richtige Tool. Allerdings ist angesichts der Vielfalt an Optionen auch die Einarbeitung deutlich anspruchsvoller, sodass sich das ein oder andere Team-Mitglied davon überfordert fühlen könnte.
Preise: Die Premium-Version darf man 14 Tage lang kostenlos testen, danach gehen die Tarife bei 6 Euro pro Nutzer und Monat los. Für einzelne Nutzer und kleine Teams bietet die Gratis-Version schon eine Menge.
Slack
Im Gegensatz zu Asana und Trello ist Slack weit mehr auf Kommunikation ausgerichtet. Als Manager für Gruppennachrichten stellt es einen ausgezeichneten Ersatz für E-Mails dar und eignet sich um ein Vielfaches besser für die Koordinierung von Teams als WhatsApp & Co. Kein Wunder also, dass Slack mittlerweile von vielen Unternehmen eingesetzt wird. Auf einer übersichtlichen Oberfläche werden Konversationen mit Einzelpersonen und Gruppen organisiert, man kann sich aber auch jederzeit per Sprachanruf oder Videocall direkt vernetzen. Slack lässt sich besonders gut mit anderen Diensten und Accounts verbinden, was den Funktionsumfang noch einmal deutlich erweitert.
Vorteile und Nachteile: Die Möglichkeiten, die in Slack stecken, erschließen sich nicht auf den ersten Blick. Dafür ist es auch für Einsteiger sehr leicht zu handhaben. Auf Dauer erweist sich das Tool als besonders vielseitig, vor allem im Zusammenspiel mit anderen Apps.
Preise: Die Grundfunktionen sind kostenlos nutzbar. Die Pro-Version, mit der man im Team an Dokumenten und Listen arbeiten kann, gibt es ab rund 8 Euro pro Nutzer und Monat.